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2005年10月10日
第12回 領収書の山
毎日、仕事に追われ、ふと気が付くと確定申告の季節。何もしていなくて大慌て。
そんな、SOHO・個人事業主の方は多いのではないでしょうか。
私もそうです。
今年も、2005年分の申告準備は何もしていません。
そろそろ、始めないと...と思いつつ、日々の仕事に忙殺されています。
領収書は溜まる一方。
ですので、「IJssel会計」は、とにかく領収書の入力を短時間でできるようにと苦心しました。
私自身が楽をしたい一心です。
そこで、今回は領収書の山も怖くない、「IJssel会計」の領収書の入力についてご紹介したいと思います。
仕訳の入力で、一番面倒なのが領収書です。(仕訳って?借方って?という方はこちら)
預金通帳やカード明細は、すでに時系列でまとめられていますが、領収書は小さい紙片がバラバラで、何の領収書か思い出せないようなこともあります。
本来は、入力作業の前に、この領収書を分類しておくと効率がいいのですが、それすら面倒な場合でも、1枚ずつ右から左へどんどん入力できるのが理想だと思いました。
「IJssel会計」では、この領収書の入力に、「出金伝票」を使います。(画面参照)
ここで、一つお断りしておきたいことがあります。
会計の専門家の方には叱られてしまいそうですが、この「出金伝票」という用語は実は当たっていません。
本来、「出金伝票」というのは、現金の出金を取り扱うもので、貸方は「現金」固定、借方はなんでもいいことになっています。
つまり、通常の支出以外に、銀行への現金預け入れ、負債の返済、売上の返品等、現金が出て行けば、それは「出金伝票」で処理されます。
ところが、「IJssel会計」の「出金伝票」と呼ぶこの画面では、借方が費用限定となっていて、貸方は現金以外の資産や負債の科目も入力可能です。
最初は、「出金伝票」のつもりで作っていたのですが、領収書の中にはカード払いも含まれているし、借方は未登録の科目を登録するとき、費用科目と決めてしまった方が簡単だし...と、いろいろ悩んだ結果、こういうことになりました。
だったら、「出金伝票」ではなく、「領収書入力」の方が適切であると、今は思うのですが、修正するに至っていない状況です。すみません。
では、この画面で短時間に入力するためのポイントを6つご紹介します。
<ポイント1>キーボードだけで入力可能
マウスの方が好きという方もいらっしゃると思いますが、文字入力がある以上、マウスに持ち替える動作はタイムロスとなりますので、やはり、キーボードだけで入力した方が速いです。
項目間のカーソル移動は、[Tab]キーを使います。戻る時は[Shift]キーを押しながら[Tab]キーです。
コンボボックス(右端に▼ボタンのある項目)では、[Alt]キーを押しながらカーソル移動の[↓]キーを押すと、一覧が開きますので、[↑]キーと[↓]キーで選択し、[Tab]キーです。
最後は、「摘要」欄で[Tab]キーを押すと、領収書1枚分の入力が完了し、次の入力に移ります。
基本的に、マウスは不要です。
<ポイント2>「出金科目(貸)」は必要な時だけ入力
そもそも、最初に「出金伝票」と名付けたように、貸方は「現金」が大前提です。
ですので、基本的に「出金科目(貸)」にカーソルは止まりません。
最初の入力は「日付」です。
もちろん、変更は可能です。
<ポイント3>日付は[+]キーと[-]キーで楽々
日付は、前回入力した日付が自動的に表示されます。
ですので、同じ日付の領収書を続けて入力した方が効率はいいです。
日付を変更する時には、最初に全体が反転しますので、[BackSpace]キーで全体を消して、数字を入力してもかまわないのですが、これですと、どうしても入力ミスが発生します。
そこで、ここは、[+]キーで翌日に、[-]キーで前日にするようにしました。
[+]キー又は[-]キーを押し続けると、日付が高速で進んだり戻ったりしますので、目的の日付に簡単に到達します。
1ヶ月分くらいでしたら、これで十分ですが、月が変わる時には、[Alt]キーを押しながら[+]キー又は[-]キーで、翌月又は前月になるので、これで月を変えてから日を変更すると速いです。
マウスを使う人のために、「日付バー」というのもあります。
でも、経験的に、この[+][-]キーの方が数段速く入力できます。
<ポイント4>「支出科目(借)」は、最近使ったものから表示
この「支出科目(借)」のコンボボックスに限らず、入力科目のコンボボックスは、最近使ったものから表示されます。
ですので、同じ種類の領収書は続けて入力した方が効率はいいです。
また、名前で探したい場合は、マウスの右クリックでポップアップメニューが表示され、名称順に変更することもできます。
<ポイント5>「支出科目(借)」はその場で登録
この入力科目は、既に説明したように、勘定科目ではないので自由に登録できます。
直接、科目名を入力すると、あれば表示、なければ登録するかどうか聞いてきますので、[Enter]キーで「はい」を選択すると、支出(費用)科目としてその場で登録されます。
これも経験から、領収書の入力の時には、その店の名前を使うといいようです。
「これ、なんだっけ?」
という場合も、領収書には必ず店名がありますので入力に迷うことはありませんし、同じ店で買ったものは、決算時に同じ勘定科目に入ることが多いからです。
<ポイント6>あとで便利なパターン登録機能
マウスの右クリックで表示されるポップアップメニューから、「パターン登録」ができます。
新聞代など金額が決まっているものや、その店ではいつもカードを使うとかという場合に、パターン登録をしておくと、「支出科目(借)」を入力した時に、「出金科目(貸)」や「金額」を自動表示するので、さらに速く入力できるようになってきます。
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さらに詳しい説明は、IJssel会計ドットコムの領収書を入力してみましょうや申告まで時間がない!場合の領収書入力のページをご覧下さい。
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以上のポイントを踏まえて入力すると、かなり高速で入力することができます。
私の場合、左手は中指を[Tab]キー、親指を[Alt]キー、右手はテンキーとカーソル移動キーで、よくある領収書は3秒くらいでしょうか。
摘要入力がある場合は、もうちょっとかかりますが、それでもストレスは感じません。
しかし、キーボード操作は人によって癖があるので、私に使いやすいということが、誰にでも使いやすいとは限らないということは、百も承知です。
ですので、「ここが使いにくい」ということがありましたら、是非、ご連絡ください。
可能な限り、バージョンアップ時に対応していきたいと思っています。
さて、領収書の入力のお話をしましたので、次回はソフトからちょっと離れて、入力した後の領収書についてお話ししてみたいと思います。
預金通帳やカード明細は、すでに時系列でまとめられていますが、領収書は小さい紙片がバラバラで、何の領収書か思い出せないようなこともあります。
本来は、入力作業の前に、この領収書を分類しておくと効率がいいのですが、それすら面倒な場合でも、1枚ずつ右から左へどんどん入力できるのが理想だと思いました。
「IJssel会計」では、この領収書の入力に、「出金伝票」を使います。(画面参照)
ここで、一つお断りしておきたいことがあります。
会計の専門家の方には叱られてしまいそうですが、この「出金伝票」という用語は実は当たっていません。
本来、「出金伝票」というのは、現金の出金を取り扱うもので、貸方は「現金」固定、借方はなんでもいいことになっています。
つまり、通常の支出以外に、銀行への現金預け入れ、負債の返済、売上の返品等、現金が出て行けば、それは「出金伝票」で処理されます。
ところが、「IJssel会計」の「出金伝票」と呼ぶこの画面では、借方が費用限定となっていて、貸方は現金以外の資産や負債の科目も入力可能です。
最初は、「出金伝票」のつもりで作っていたのですが、領収書の中にはカード払いも含まれているし、借方は未登録の科目を登録するとき、費用科目と決めてしまった方が簡単だし...と、いろいろ悩んだ結果、こういうことになりました。
だったら、「出金伝票」ではなく、「領収書入力」の方が適切であると、今は思うのですが、修正するに至っていない状況です。すみません。
では、この画面で短時間に入力するためのポイントを6つご紹介します。
<ポイント1>キーボードだけで入力可能
マウスの方が好きという方もいらっしゃると思いますが、文字入力がある以上、マウスに持ち替える動作はタイムロスとなりますので、やはり、キーボードだけで入力した方が速いです。
項目間のカーソル移動は、[Tab]キーを使います。戻る時は[Shift]キーを押しながら[Tab]キーです。
コンボボックス(右端に▼ボタンのある項目)では、[Alt]キーを押しながらカーソル移動の[↓]キーを押すと、一覧が開きますので、[↑]キーと[↓]キーで選択し、[Tab]キーです。
最後は、「摘要」欄で[Tab]キーを押すと、領収書1枚分の入力が完了し、次の入力に移ります。
基本的に、マウスは不要です。
<ポイント2>「出金科目(貸)」は必要な時だけ入力
そもそも、最初に「出金伝票」と名付けたように、貸方は「現金」が大前提です。
ですので、基本的に「出金科目(貸)」にカーソルは止まりません。
最初の入力は「日付」です。
もちろん、変更は可能です。
<ポイント3>日付は[+]キーと[-]キーで楽々
日付は、前回入力した日付が自動的に表示されます。
ですので、同じ日付の領収書を続けて入力した方が効率はいいです。
日付を変更する時には、最初に全体が反転しますので、[BackSpace]キーで全体を消して、数字を入力してもかまわないのですが、これですと、どうしても入力ミスが発生します。
そこで、ここは、[+]キーで翌日に、[-]キーで前日にするようにしました。
[+]キー又は[-]キーを押し続けると、日付が高速で進んだり戻ったりしますので、目的の日付に簡単に到達します。
1ヶ月分くらいでしたら、これで十分ですが、月が変わる時には、[Alt]キーを押しながら[+]キー又は[-]キーで、翌月又は前月になるので、これで月を変えてから日を変更すると速いです。
マウスを使う人のために、「日付バー」というのもあります。
でも、経験的に、この[+][-]キーの方が数段速く入力できます。
<ポイント4>「支出科目(借)」は、最近使ったものから表示
この「支出科目(借)」のコンボボックスに限らず、入力科目のコンボボックスは、最近使ったものから表示されます。
ですので、同じ種類の領収書は続けて入力した方が効率はいいです。
また、名前で探したい場合は、マウスの右クリックでポップアップメニューが表示され、名称順に変更することもできます。
<ポイント5>「支出科目(借)」はその場で登録
この入力科目は、既に説明したように、勘定科目ではないので自由に登録できます。
直接、科目名を入力すると、あれば表示、なければ登録するかどうか聞いてきますので、[Enter]キーで「はい」を選択すると、支出(費用)科目としてその場で登録されます。
これも経験から、領収書の入力の時には、その店の名前を使うといいようです。
「これ、なんだっけ?」
という場合も、領収書には必ず店名がありますので入力に迷うことはありませんし、同じ店で買ったものは、決算時に同じ勘定科目に入ることが多いからです。
<ポイント6>あとで便利なパターン登録機能
マウスの右クリックで表示されるポップアップメニューから、「パターン登録」ができます。
新聞代など金額が決まっているものや、その店ではいつもカードを使うとかという場合に、パターン登録をしておくと、「支出科目(借)」を入力した時に、「出金科目(貸)」や「金額」を自動表示するので、さらに速く入力できるようになってきます。
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さらに詳しい説明は、IJssel会計ドットコムの領収書を入力してみましょうや申告まで時間がない!場合の領収書入力のページをご覧下さい。
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以上のポイントを踏まえて入力すると、かなり高速で入力することができます。
私の場合、左手は中指を[Tab]キー、親指を[Alt]キー、右手はテンキーとカーソル移動キーで、よくある領収書は3秒くらいでしょうか。
摘要入力がある場合は、もうちょっとかかりますが、それでもストレスは感じません。
しかし、キーボード操作は人によって癖があるので、私に使いやすいということが、誰にでも使いやすいとは限らないということは、百も承知です。
ですので、「ここが使いにくい」ということがありましたら、是非、ご連絡ください。
可能な限り、バージョンアップ時に対応していきたいと思っています。
さて、領収書の入力のお話をしましたので、次回はソフトからちょっと離れて、入力した後の領収書についてお話ししてみたいと思います。
投稿者 IJssel : 2005年10月10日 10:00
コメント
本母恵子様、コメントありがとうございます。
振替伝票は、メインメニュー(http://www.ijsselkaikei.com/tsukaikata/menu.html)の「伝票入力サブメニュー」の中に、
「単一仕訳の振替伝票を単票形式で入力する」
「単一仕訳の振替伝票を一覧形式で入力する」
「複合仕訳の振替伝票を入力する」
の3種類の入力画面が用意されています。
複合仕訳を除くすべての伝票データは、どこから入力されても、「単一仕訳の振替伝票を一覧形式で入力する」の修正画面で編集できます。
投稿者 IJssel : 2006年03月20日 08:10
振替伝票はありますか?あるとするとどのようにして操作しますか。よろしくお願いします。
投稿者 本母恵子 : 2006年03月19日 22:16