経費を立替金として処理する場合について説明します。
まず、「（取引先名）立替金」という入力科目を資産で作成します。
例えば、電車賃が経費となる場合は、出金伝票ではなく「預金通帳（現金出納帳）を入力する」を使用します。
資産科目＝「（取引先名）立替金」、科目＝「現金」、入金額＝（金額）、摘要＝「交通費」と入力します。
余談ですが、Suica等で支払った場合は、新しく入力科目を作成し、科目＝「Suica」等になります。摘要は区間等必要な情報を入力して下さい。
請求時は、収入明細の売上と同じ欄に「（取引先名）立替金」として請求する金額を入力します。
この時点で、立替金は売掛金に振り替えられます。
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